Cập nhật 10/09/2026

Lưu đồ và cách vận hành

1. Thay đổi lớn nhất

Hiện nay

Hai đơn cho cùng một việc

Nhân viên lên đơn đặt hàng để xin duyệt. Khi được duyệt, phát sinh thêm một đơn bán hàng. Nhân viên kinh doanh không tạo đơn bán hàng đó.

Sau này

Thao tác hoàn toàn trên hệ thống

Nhân viên lên một đơn trên hệ thống. Người duyệt xem và duyệt ngay trên đơn đó. Khi duyệt xong, xác nhận — kho, sản xuất, giao hàng hoặc thi công chạy tiếp. Không phát sinh thêm đơn khác, không làm thủ công ngoài hệ thống.

Điều không đổi: cửa kiểm soát vẫn như cũ. Đơn dự án vẫn qua Giám đốc Kinh doanh. Đơn có công nợ vẫn qua Tài chính / Kế toán. Đơn đại lý vẫn không qua Giám đốc Kinh doanh. Bán lẻ không đi luồng duyệt này. Admin chi nhánh luôn là người duyệt chốt đơn đặt. Giám đốc Cung ứng có hoặc không, tùy chi nhánh: có thì nhận thông báo, kiểm tra khách hàng, phản hồi rồi Admin duyệt; không thì Admin duyệt luôn.
So sánh cách làm hiện nay và cách làm sau này Hiện nay nhân viên lên đơn đặt hàng; sau khi duyệt phát sinh thêm đơn bán hàng, nhân viên kinh doanh không tạo thêm. Sau này thao tác hoàn toàn trên hệ thống: một đơn, duyệt trên đơn đó rồi xác nhận để giao hàng, không làm thủ công. HIỆN NAY SAU NÀY Ghi nhận khách dự án hoặc đại lý Đơn đặt hàng nhân viên lên đơn hàng, giá, điều khoản Duyệt đơn đặt hàng GĐKD / Kế toán / Cung ứng Đơn bán hàng phát sinh sau khi duyệt NVKD không tạo thêm Kho / sản xuất / giao chỉ chạy sau khi có đơn bán hàng Sau duyệt phát sinh thêm đơn bán hàng — NVKD không tạo Ghi nhận khách dự án hoặc đại lý Làm đơn bán hàng trên hệ thống: hàng, giá, điều khoản, trao đổi Gửi duyệt duyệt ngay trên đơn không làm thủ công Xác nhận đơn chỉ sau khi duyệt xong Kho / sản xuất / giao hoặc thi công tại công trình chạy tiếp từ cùng đơn đó Một đơn trên hệ thống — không phát sinh thêm, không thủ công
Đọc từ trái sang phải. Ô đỏ: nhân viên lên đơn đặt hàng; sau duyệt phát sinh thêm đơn bán hàng, NVKD không tạo thêm. Ô xanh: thao tác trên hệ thống, không thủ công.

2. Lưu đồ — ai làm gì, theo thứ tự nào

Luồng dự án và luồng đại lý chỉ khác nhau ở bước duyệt đơn. Đọc từ trên xuống: bức tranh tổng thể, rồi từng bước.

Tổng quan đơn dự án

Từ cơ hội, lập dự án, tạo đơn, trình duyệt, kiểm hàng, sản xuất khi thiếu, rồi giao khách.

Nếu khung không hiện: mở lưu đồ tổng quan.

Bước 1 — Từ cơ hội đến dự án

Một cơ hội tương ứng một dự án. Một dự án có thể có nhiều đơn bán hàng.

Nếu khung không hiện: mở bước 1.

Bước 2 — Duyệt đơn dự án

Giám đốc Kinh doanh duyệt mọi đơn dự án. Tài chính / Kế toán chỉ duyệt đơn có công nợ. Admin chi nhánh duyệt chốt. Nếu chi nhánh có Giám đốc Cung ứng thì người này nhận thông báo, kiểm tra khách hàng và phản hồi trước; nếu không thì Admin duyệt luôn.

Nếu khung không hiện: mở bước 2.

Bước 3 — Kiểm tra còn hàng không

Sau khi nhân viên bán hàng xác nhận đơn đã được duyệt. Đủ hàng thì giữ hàng và giao. Thiếu hàng thì gửi nhu cầu sang Kế hoạch sản xuất.

Nếu khung không hiện: mở bước 3.

Bước 4 — Sản xuất và giao hàng khi thiếu

Chỉ dùng khi chi nhánh thiếu hàng. Kế hoạch gom nhu cầu, nhà máy sản xuất, chuyển hàng về chi nhánh, rồi giao khách.

Nếu khung không hiện: mở bước 4.

Bước 5 — Duyệt đơn đại lý

Không qua Giám đốc Kinh doanh. Có công nợ thì Tài chính / Kế toán duyệt. Admin chi nhánh duyệt chốt. Có Giám đốc Cung ứng thì người này nhận thông báo, kiểm tra khách hàng, phản hồi trước; không thì Admin duyệt luôn, rồi nhân viên bán hàng xác nhận.

Nếu khung không hiện: mở bước 5.

3. Cách hệ thống vận hành sau này

Mọi người làm việc trên cùng một đơn bán hàng trên hệ thống. Hệ thống tự kéo các bước tiếp theo. Không tạo đơn đặt hàng song song, không thao tác thủ công.

1
Ghi nhận khách Dự án: mở cơ hội rồi lập dự án. Đại lý: chọn khách hàng sẵn có.
2
Làm đơn bán hàng Ghi hàng, giá, chiết khấu, điều khoản, ngày giao trên hệ thống. Trao đổi cũng nằm trên đơn này.
3
Gửi duyệt Admin chi nhánh duyệt chốt. Nếu có GĐ Cung ứng thì chi nhánh gửi thông báo, Cung ứng kiểm tra khách hàng rồi phản hồi trước.
4
Xác nhận đơn Chỉ xác nhận được khi đã duyệt xong. Đây là lúc đơn chính thức có hiệu lực.
5
Thực hiện Kho giao hàng, nhà máy sản xuất nếu thiếu, hoặc đội thi công làm tại công trình.
Ba nhóm người cùng làm trên một đơn Nhân viên kinh doanh lập đơn bán hàng trên hệ thống, người duyệt xét đơn, kho nhà máy và thi công thực hiện sau khi đơn được xác nhận. Không thao tác thủ công ngoài hệ thống. NGƯỜI BÁN NVKD dự án NVKD đại lý Nhân viên bán hàng xác nhận đơn NGƯỜI DUYỆT Giám đốc Kinh doanh Tài chính / Kế toán Giám đốc Cung ứng Admin chi nhánh NGƯỜI THỰC HIỆN Kho chi nhánh Kế hoạch / Nhà máy Đội thi công tại công trình Cùng một đơn: bán lập → người có quyền duyệt → kho / nhà máy / thi công làm tiếp
Không có đơn riêng cho từng khâu. Mỗi người mở đúng phần việc trên cùng một đơn bán hàng trên hệ thống.

4. Từng người sẽ làm gì

Người Hiện nay Sau này Được gì
NVKD dự án Mở hồ sơ dự án, lên đơn đặt hàng, chờ duyệt. Khi được duyệt thì phát sinh thêm đơn bán hàng — NVKD không tạo thêm. Mở cơ hội → lập dự án → lên đơn trên hệ thống. Theo dõi duyệt, giao hàng, sản xuất, thi công ngay trên cùng đơn. Chỉ một đơn trên hệ thống. Không còn đơn bán hàng phát sinh thêm sau duyệt.
NVKD đại lý Lên đơn đặt hàng đại lý. Khi được duyệt thì phát sinh thêm đơn bán hàng — NVKD không tạo thêm. Chọn khách hàng → lên đơn trên hệ thống. Có thể nhờ làm hộ, nhưng đơn vẫn thuộc nhân viên phụ trách. Cùng một cách bán với dự án; chỉ khác người duyệt.
GĐ Kinh doanh, Kế toán Vào đơn đặt hàng theo trạng thái chờ xử lý. Nhận yêu cầu duyệt trên đúng đơn: giá, điều khoản, công nợ, hạn mức. Duyệt một lần trên hệ thống, có lịch sử rõ.
Giám đốc Cung ứng Không phải chi nhánh nào cũng có. Nếu có: nhận thông báo khi có đơn đặt, kiểm tra khách hàng, phản hồi để Admin duyệt. Duyệt trên đơn: kiểm tra khách hàng rồi phản hồi. Chi nhánh không có ghế này thì bỏ qua. Kho nhận việc khi đơn được xác nhận, không còn phải lọc tay. Làm trên đúng đơn. Chi nhánh không có thì không chặn luồng.
Admin chi nhánh Người duyệt chốt đơn đặt tại chi nhánh. Có GĐ Cung ứng thì duyệt sau phản hồi; không thì duyệt luôn. Rồi tách đơn đã duyệt khỏi bán lẻ để đưa kho. Người duyệt chốt trên đơn. Có Cung ứng thì sau phản hồi; không thì duyệt luôn. Một lần duyệt rõ; kho không lẫn với bán lẻ.
Nhân viên bán hàng Xác nhận đơn sau khi các cấp đã duyệt. Vẫn xác nhận đơn đã duyệt, rồi kho kiểm tra còn hàng. Việc không đổi; đơn đến tay rõ ràng hơn.
Kho / Kế hoạch / Nhà máy Nhận yêu cầu sau khi đơn đặt hàng đã duyệt và đã phát sinh đơn bán hàng. Sau khi đơn được xác nhận: đủ hàng thì giữ hàng và giao; thiếu thì nhận nhu cầu sản xuất / mua hàng. Biết đúng đơn nào cần hàng, còn bao nhiêu, giao lúc nào.
Quản lý thi công / kỹ thuật Theo dõi công trình và vật tư trên các màn hình rời. Làm việc trên phiếu việc tại công trình: lịch, nhân công, vật tư, nghiệm thu. Việc thi công gắn với đúng đơn bán và đúng công trình.

5. Ai duyệt đơn nào

Ghế duyệt giữ như cũ. Admin chi nhánh luôn duyệt chốt đơn đặt. Giám đốc Cung ứng có hoặc không, tùy chi nhánh. Bán lẻ không đi luồng này.

Admin chi nhánh duyệt — Cung ứng có hoặc không

Có GĐ Cung ứng

Thông báo → kiểm khách → phản hồi → Admin

Chi nhánh gửi thông báo khi có đơn đặt. GĐ Cung ứng kiểm tra khách hàng rồi phản hồi. Admin chi nhánh mới duyệt.

Không có GĐ Cung ứng

Admin duyệt luôn

Chi nhánh không chờ Cung ứng. Admin chi nhánh chốt đơn đặt, rồi kho nhận việc sau khi đơn được xác nhận.

Loại đơn Giám đốc Kinh doanh Tài chính / Kế toán Giám đốc Cung ứng Admin
Dự án · có công nợ Duyệt Duyệt (công nợ, hạn mức) Có hoặc không, tùy chi nhánh Luôn duyệt — nếu có Cung ứng thì sau phản hồi
Dự án · thanh toán ngay Duyệt Không cần Có hoặc không, tùy chi nhánh Luôn duyệt — nếu có Cung ứng thì sau phản hồi
Đại lý · có công nợ Không qua Duyệt (công nợ, hạn mức) Có hoặc không, tùy chi nhánh Luôn duyệt — nếu có Cung ứng thì sau phản hồi
Đại lý · thanh toán ngay Không qua Không cần Có hoặc không, tùy chi nhánh Luôn duyệt — nếu có Cung ứng thì sau phản hồi
Bán lẻ Không qua Không qua Không qua Không qua — cửa hàng xác nhận luôn
Lưu ý: chưa Admin duyệt thì chưa xác nhận đơn được. Xác nhận đơn mới là lúc kho, sản xuất và giao hàng bắt đầu. Bán lẻ không chờ Admin. Chi nhánh không có GĐ Cung ứng thì không chờ ghế đó.

6. Hiện nay: Admin lấy đơn nào đưa kho chuẩn bị hàng?

Đơn đặt hàng (dự án / đại lý / thầu thợ) đang nằm chung danh sách với đơn bán lẻ. Admin không lấy từ cả đống đó. Lấy đúng đơn đặt đã được duyệt.

Không làm

Mở hết đơn bán hàng rồi đoán

Danh sách đó gồm cả bán lẻ. Bán lẻ không cần Admin đưa kho: cửa hàng xác nhận, kho làm luôn. Lẫn hai loại thì kho nhận nhầm hoặc thiếu đơn đặt.

Làm thế này

Lấy đơn đặt đã duyệt, bỏ bán lẻ

Vào danh sách đơn đặt hàng. Lọc trạng thái Đã duyệt. Đó là danh sách gửi kho chuẩn bị. Đơn chưa duyệt hoặc đơn bán lẻ không nằm đây.

Cách nhận ra Đơn đặt hàng (đưa kho) Đơn bán lẻ (bỏ qua)
Màn hình đúng Đơn đặt hàng — lọc Đã duyệt. Đây là nguồn cho kho, không phải danh sách bán hàng chung. Đơn bán lẻ / cửa hàng. Cửa hàng xác nhận và kho chạy theo đơn đó, không qua Admin.
Nếu hai loại đang cùng một danh sách Lọc loại Dự án / Đại lý / Thầu thợ và trạng thái phê duyệt Đã duyệt. Chưa xác nhận thì đây là đơn Admin chuyển kho. Loại Khác hoặc không có yêu cầu duyệt. Không chờ Admin.
Sau khi Admin duyệt xong Đơn đặt đã duyệt mới phát sinh việc cho kho: chuẩn bị hàng, giữ hàng, hoặc báo thiếu. Không phát sinh thêm bước Admin. Kho làm theo đơn bán lẻ đã xác nhận.
Quy tắc cho Admin lúc này: chỉ đưa kho những đơn đặt hàng Admin đã duyệt. Chi nhánh có GĐ Cung ứng thì không đưa đơn đang chờ phản hồi. Chi nhánh không có thì Admin duyệt xong là đưa kho. Không đưa bán lẻ. Nếu trên màn hình không thấy lọc loại / trạng thái duyệt — làm việc từ danh sách đơn đặt hàng, không từ đơn bán hàng chung.

7. Sau khi đơn được xác nhận thì chuyện gì xảy ra

Tình huống Việc tiếp theo Ai làm
Chi nhánh còn đủ hàng Giữ hàng, soạn hàng, giao cho khách. Kho chi nhánh
Chi nhánh thiếu hàng Gửi nhu cầu thiếu sang kế hoạch. Gom theo sản phẩm, nhà máy, ngày cắt đơn. Kiểm tra định mức và năng lực, rồi phát hành lệnh sản xuất. Kế hoạch sản xuất, nhà máy
Sản xuất xong Nhập kho nhà máy, chuyển về kho chi nhánh, rồi giao khách. Nhà máy → kho chi nhánh
Đơn có thi công / dịch vụ tại công trình Tạo việc cho đội thi công: lịch, nhân công, vật tư, phiếu làm việc, nghiệm thu. Quản lý thi công, kỹ thuật, kho vật tư
Đơn chỉ giao hàng, không thi công Không tạo việc thi công. Chỉ kho và (nếu thiếu) nhà máy. Kho / nhà máy

8. Những màn hình cũ sẽ không còn dùng trong luồng mới

Đây là những chỗ người dùng đang vào hàng ngày. Luồng mới thay bằng đơn bán hàng trên hệ thống, không làm thủ công. Dữ liệu cũ vẫn xem được trong thời gian đối soát; chỉ ngừng tạo mới.

Màn hình hiện nay Vì sao không dùng nữa Làm ở đâu sau này Tình trạng
Đặt hàng
danh sách và form đơn đặt hàng riêng		 Không cần đơn đặt hàng riêng. Khi duyệt xong không phát sinh thêm đơn bán hàng. Đơn bán hàng trên hệ thống Ngừng trong luồng mới
Báo giá sản phẩm Đã có đơn bán hàng trên hệ thống: hàng, giá, thuế, điều khoản nằm một chỗ, không làm thủ công. Đơn bán hàng trên hệ thống Ngừng trong luồng mới
Báo giá dự án Đơn bán hàng gắn với cơ hội / dự án, không cần đơn riêng khác. Từ cơ hội / dự án, tạo đơn bán hàng trên hệ thống Ngừng trong luồng mới
Cách dừng cho an toàn: ẩn menu, không cho tạo mới, vẫn cho xem dữ liệu cũ để đối soát. Chỉ xóa hẳn khi đã chốt lưu trữ.

Cập nhật 10/09/2026. Nguồn: lưu đồ vận hành 26/08/2026 và bản thiết kế 27/08/2026.